Számlázó bekötése a webshopba: a rendelésből magától lesz számla, hibátlan ÁFA-val
Mikor készüljön el a számla — fizetéskor, kiszállításkor vagy rendeléskor?
A számla időzítése a bekötés legfontosabb döntése, és a kézi számlázás pont itt csúszik el. Nem egyetlen szabály van: a fizetési mód dönti el.
| Fizetési mód | Mikor készül a számla | Miért |
|---|---|---|
| Bankkártya, azonnali fizetés | a fizetés visszaigazolásakor | a pénz megérkezett, a teljesítés ideje egyértelmű |
| Utánvét | a kiszállításkor | a vevő a futárnál fizet; addig nincs mit számlázni |
| Előre utalás | a pénz beérkezésekor | addig díjbekérő megy ki, nem számla |
| Céges, halasztott fizetés | a teljesítéskor, fizetési határidővel | a számla a fizetési kötelezettséget keletkezteti |
(A díjbekérő és a halasztott fizetés kezelése a te számlázási gyakorlatodtól és a könyvelőd álláspontjától függ — a bekötés ehhez igazodik, nem fordítva. Ezt az induláskor rögzítjük.)
Honnan tudja a rendszer, melyik terméknek mi az ÁFA-kulcsa?
A terméktörzsből, termékenként — nem egy globális beállításból. Ez azért fontos, mert a legtöbb boltban nem egyetlen kulcs van: van 27%-os termék, van 5%-os, és van, ami áfamentes.
Három hely, ahol ez elromlik, és amit a bekötés lezár:
- Szállítási díj. Külön tétel a számlán, saját ÁFA-kulccsal — nem a termékébe olvasztva.
- Utánvét díja. Ugyanígy külön tétel, és bekerül a végösszegbe.
- Kedvezmény és kupon. Ha egy kedvezmény több terméket érint eltérő kulccsal, arányosan kell megosztani. Kézzel ezt senki nem csinálja meg helyesen.
Mi történik sztornónál, részleges visszárunál és jóváírásnál?
A sztornó- és visszáru-kezelés az, amiért a RootCR bekötése többet ér, mint egy kész bővítmény. A számlázóprogram gyártójának tudástára a saját felületéről írja le a sztornót; itt az számít, hogy a webshop rendelésállapotaiból mi következik.
- Teljes sztornó — a rendelés törlésekor sztornó számla készül, és a készlet visszavételeződik. A sztornó a NAV Online Számla felé is megy.
- Részleges visszáru — nem sztornó, hanem jóváíró számla a visszaküldött tételekre. A maradék számla érvényben marad. A szállítási díj visszajár-e, az a te ÁSZF-ed kérdése, nem a rendszeré — a bekötés azt követi, ami ott áll.
- Csere — jóváírás plusz új számla, nem módosítás. Így marad követhető a könyvelésben.
- Hibás adószám vagy cégadat — a számla nem megy ki, hanem megáll és riasztást ad. Rossz adószámmal kiállított számlát utólag javítani drágább, mint előre megfogni.
Mi kell hozzá tőled?
- Élő számlázófiók (Számlázz.hu vagy Billingo) — a te nevedre.
- API-kulcs vagy agent-kulcs a fiókodból.
- Számlatömb megnevezése, ha több van.
- Alapértelmezett fizetési határidő és a díjbekérő használatának módja.
- Cégadatok a számlafejléchez, ahogy a könyvelőd látni akarja.
Mit ellenőrzünk az átadásnál?
A bekötési jegyzőkönyv tételei — éles fiókban, valódi teszttel:
- tesztrendelés minden fizetési móddal, és a számla időzítésének ellenőrzése;
- sztornó és részleges jóváírás végigvezetése;
- hibás adószám kezelése: a rendszer megáll-e, ahol meg kell állnia;
- a NAV Online Számla visszaigazolás megléte minden kiállított számlára;
- eltérő ÁFA-kulcsú termékek egy kosárban, szállítási díjjal és kedvezménnyel együtt.
Amíg ezek nem futnak le hibátlanul, a bekötés nem megy élesbe.
Mennyibe kerül és mennyi idő?
Egyszeri, fix áras munka; az ajánlatban tételesen szerepel, mit állítok be és mennyiért. Az ár attól függ, hány fizetési mód van, és mennyire rendezett a terméktörzs ÁFA-adata — ez utóbbi szokta a több időt vinni.
A folyamatos működés és a hibafigyelés a webshop üzemeltetés része. Az S csomagban erre szól a hibátlansági garancia: ha a rendszer hibájából hibás vagy elmaradt számla megy ki, az a hónap ingyen van.
Gyakori kérdések
Számlázz.hu vagy Billingo — melyiket válasszam?
A döntés a tiéd, és a bekötés mindkettőre ugyanannyi munka. Ha már van fiókod valamelyikben, az marad — nem érdemes váltani a bekötés kedvéért. A különbség a felületben és az áraikban van, nem abban, hogy melyik köthető be jobban.
Készül-e számla, ha a vevő nem kér?
Igen. Webshopos értékesítésnél a számla kiállítása nem a vevő kérésén múlik. A rendszer minden teljesített rendeléshez kiállítja, és elküldi a vevőnek e-mailben.
Mi történik, ha a számlázó éppen nem elérhető?
A rendelés nem áll meg: a számlázási feladat várólistára kerül, a rendszer újrapróbálkozik, és ha tartósan nem megy át, riasztást küld. (A pontos újrapróbálkozási ütem a konkrét bekötésnél állítható — [ellenőrizendő az adott üzemeltetésnél].) A lényeg: néma kimaradás nincs.
Külföldi vevőnek is jó?
Igen, de a helyes ÁFA-kezelés a te adózási helyzetedtől függ (EU-s magánszemély, EU-s cég adószámmal, EU-n kívüli vevő). A bekötés azt a szabályt követi, amit a könyvelőddel rögzítetek — ezt nem én találom ki.
Meglévő webshopomhoz is beköthető, amit nem te készítettél?
Igen. A bekötés a rendszered mellett él, nem benne, ezért nem függ attól, van-e kész bővítmény az adott motorhoz. Saját fejlesztésű, dokumentálatlan rendszeren is működik — ez a javítás és rendszer-átvétel gyakori folytatása.